Sådan underskriver du ansættelseskontrakter digitalt i byggefirmaet

Annonce – sponsoreret indhold.

Hvis du vil lave en digital underskrift af en ansættelseskontrakt, kan du gøre det med MitID direkte fra mobilen. Det virker, uanset om den nye medarbejder står på en byggeplads, sidder i bilen eller er hjemme i sofaen. Du uploader kontrakten i en signeringsløsning, sender den til medarbejderen, og begge parter underskriver med MitID. Bagefter ligger dokumentet gemt med tidsstempel og log. Der skal hverken printes, scannes eller køres rundt med mapper. I denne guide gennemgår vi, hvilke dokumenter en byggevirksomhed typisk skal have underskrevet, hvordan signeringen foregår, hvad der gælder juridisk, og hvordan du kommer i gang.

Digital underskrift af ansættelseskontrakt: de papirer, der hober sig op ved nyansættelser

Når en tømrer-, murer- eller entreprenørvirksomhed ansætter, er kontrakten sjældent det eneste, der skal på plads. Typisk skal følgende dokumenter underskrives eller bekræftes:

• Ansættelseskontrakt eller ansættelsesbevis med løn, arbejdstid, opsigelsesvarsler, ferie, arbejdssted og eventuel henvisning til overenskomst.
• Tro og love-erklæring, hvor medarbejderen bekræfter oplysninger om fx uddannelse, certifikater, kørekort eller andre ansættelsesforhold.
• Kvittering for sikkerhedsintroduktion, der dokumenterer, at medarbejderen er instrueret i sikkerhedsregler, værnemidler, førstehjælp og pladsens særlige risici.
• Persondataoplysninger og samtykker, fx om behandling af CPR-nummer, kontooplysninger og eventuelt billeder eller GPS-data fra firmabiler.
• Politikker og instrukser som alkohol- og rusmiddelpolitik, regler for brug af firmabil og værktøj, mobil- og IT-politik og udlevering af nøgler.
• Tillæg og klausuler som fortrolighed, bibeskæftigelse eller eventuelle konkurrence- og kundeklausuler.
• Lærlingedokumenter, hvis du ansætter elever. Uddannelsesaftalen følger særlige regler og systemer via erhvervsskolen, så spørg skolen, hvilke dele der kan håndteres digitalt.

Det er mange sider for en medarbejder, der skal starte mandag morgen. Papirbaserede processer skaber flaskehalse, fordi byggebranchen sjældent arbejder ved et skrivebord. Den, der skal skrive under, er på pladsen. Den, der skal modtage underskriften, er ofte også ude af huset. Printeren står på kontoret eller hjemme hos bogholderen, og scanneren virker kun, når nogen lige har skiftet toner.

De typiske forsinkelser er velkendte:

• Kontrakten bliver printet, men glemmes i bilen, og den nye medarbejder starter uden at have skrevet under.
• Der er skrevet under på forkert version, fordi en gammel skabelon lå i mappen.
• Siderne scannes skævt eller ufuldstændigt, og en side med underskrift mangler.
• Papirerne ligger i en kasse i varevognen, når Arbejdstilsynet, a-kassen eller en revisor beder om dokumentationen.
• Sikkerhedsintroduktionen foregår mundtligt og bliver aldrig dokumenteret skriftligt.

Hver enkelt forsinkelse virker lille. Samlet betyder de, at ansættelsesprocessen tager længere tid, end den burde, og at du i værste fald står med mangelfuld dokumentation, hvis der opstår uenighed.

Fra papirgang til mobil: sådan fungerer digital underskrift til HR

Den mest direkte løsning er at gå væk fra papirgangen og i stedet bruge digital underskrift til HR-dokumenter direkte fra mobilen. Princippet er enkelt. Dokumentet bliver i en sikker løsning, og de, der skal underskrive, får besked og skriver under med deres MitID. Det er hverken en scannet håndskrift eller et billede af en underskrift, men en elektronisk signering, som løsningen logger og dokumenterer.

For en byggevirksomhed er der tre praktiske fordele:

1. Du kan sende kontrakten, før medarbejderen møder ind. Aftalen kan være underskrevet, når I mødes første gang, så første arbejdsdag går med arbejde og ikke med papirer.
2. Du slipper for at stå ved printeren. Ejeren, værkføreren eller kontoret kan sende dokumenter fra mobil, tablet eller computer. Landingssiden hos ePact Sign beskriver netop, at løsningen kan bruges på alle enheder.
3. Du undgår, at sagen går i stå. Hvis medarbejderen glemmer at underskrive, kan automatiske påmindelser minde vedkommende om det i stedet for, at du selv skal ringe rundt.

Det er især nyttigt ved ansættelser med kort varsel. Hvis en sæsonarbejder eller vikar skal starte om to dage, og du selv er på en anden plads, er der ingen grund til at køre ind på kontoret for at printe.

MitID-signering i praksis: sådan foregår det på farten

Forløbet kan se sådan ud, hvis du bruger en løsning som ePact Sign:

1. Du opretter dokumentet. Du bruger din standardkontrakt som skabelon, udfylder navn, stilling, løn og startdato og uploader den.
2. Du angiver, hvem der skal underskrive. Typisk er det medarbejderen og en tegningsberettiget hos virksomheden. Hvis kontrakten kræver ejerens underskrift, kan rækkefølgen indstilles, så den ene skriver under efter den anden.
3. Medarbejderen får besked. Vedkommende modtager en henvisning til dokumentet og åbner det på sin mobil.
4. Medarbejderen læser og godkender. Kontrakten kan læses på skærmen. Det er en god idé at sende den i god tid, så der er tid til at læse den igennem og stille spørgsmål.
5. Medarbejderen underskriver med MitID. Det foregår typisk ved, at man godkender i MitID-appen på sin telefon, ligesom når man logger ind i netbanken.
6. Du får besked, og dokumentet gemmes. Du kan følge status fra et dashboard med igangværende sager og dokumenter, der kræver handling.

Hvad medarbejderen skal have klar

Medarbejderen skal bruge en mobil med internetforbindelse og et aktivt MitID. Det lyder banalt, men på byggepladser kan dækningen være dårlig i kældre, nybyggede betonbygninger eller landlige områder. Bed derfor medarbejderen om at underskrive, hvor der er signal, fx i bilen eller i skurvognen. Og bed vedkommende tjekke på forhånd, at MitID-appen virker.

Når medarbejderen ikke har MitID

Det er det mest oversete punkt i byggebranchen. Udenlandske sæsonarbejdere, nyankomne og enkelte yngre medarbejdere har ikke nødvendigvis MitID, fordi det normalt kræver et dansk CPR-nummer. Det betyder, at en ren MitID-proces ikke altid kan stå alene. Spørg leverandøren, hvilke andre signeringsmetoder løsningen understøtter i den situation, og hav en plan B klar. Det kan fx være at bruge en anden godkendt elektronisk metode eller at tage et enkelt dokument på papir. Det undgår, at du lover en digital proces, som du så ikke kan levere.

Underskrift af to parter

En ansættelseskontrakt har to parter. Mange virksomhedsejere glemmer, at deres egen underskrift også skal på. Med en digital løsning kan du underskrive fra mobilen mellem to møder, og du behøver ikke vente, til du igen er på kontoret.

Juridisk gyldighed: hvad loven kræver, og hvad digital signering kan

Spørgsmålet, de fleste stiller først, er, om en digital underskrift er lovlig. Kort fortalt kan elektroniske underskrifter ikke afvises som bevis alene fordi de er elektroniske. Det følger af EU’s eIDAS-forordning om elektronisk identifikation og tillidstjenester. Løsningen hos ePact Sign beskriver, at den anvender eIDAS-kompatible underskriftsmetoder og MitID-integration.

Ansættelsesbeviset og dets regler

Ifølge ansættelsesbevisloven skal arbejdsgiveren give medarbejderen skriftlig information om de væsentlige vilkår for ansættelsen. De mest centrale oplysninger skal gives hurtigt efter ansættelsens start, og resten inden for en længere frist. Du skal også sørge for, at den fysiske eller elektroniske form opfylder lovens krav. Tjek de aktuelle frister og krav på Retsinformation eller hos Beskæftigelsesministeriet, og spørg din rådgiver, hvis du er i tvivl. Det vigtige er, at loven kræver, at oplysningerne gives skriftligt, og at et digitalt dokument som udgangspunkt kan opfylde det, hvis medarbejderen kan gemme og tilgå det.

For funktionærer gælder desuden funktionærloven, og for ansatte under overenskomst kan overenskomsten indeholde egne krav til form og indhold. Er du medlem af en arbejdsgiverforening, så spørg dem, hvad der gælder for dig.

Klausuler kræver ekstra omtanke

Konkurrence- og kundeklausuler er reguleret af ansættelsesklausulloven. Her stilles der krav til, hvad der skal aftales, og i hvilke situationer en klausul overhovedet kan gælde. En digital underskrift ændrer ikke på, at selve indholdet skal være lovligt. Lad en jurist eller arbejdsgiverorganisation gennemgå skabelonen, før du bruger den i stor skala.

Hvad digital underskrift ikke løser

En digital løsning gør processen hurtigere, men den gør ikke en dårlig kontrakt god. Hvis kontrakten indeholder fejl, forkerte opsigelsesvarsler eller uklare lønvilkår, er den lige så problematisk digitalt som på papir. Digital signering er et værktøj til at få dokumenterne underskrevet og opbevaret. Kvaliteten af indholdet er stadig dit ansvar.

Opbevaring og sporbarhed: dokumentation, du kan finde frem

I mange byggevirksomheder ligger personalepapirerne spredt i en ringbind, i en mappe i bilen og i en mailkonto. Det er upraktisk, hvis du skal finde en bestemt kontrakt, og risikabelt, hvis der opstår en konflikt.

En digital løsning giver dig typisk:

• Tidsstempel, der viser, hvornår dokumentet blev underskrevet.
• IP-log og revisionslog, der dokumenterer forløbet fra afsendelse til underskrift. ePact Sign beskriver fuld sporbarhed med tidsstempel, IP-log og dokumentation.
• Central opbevaring, hvor du kan finde dokumentet igen uden at lede i skuffer. ePact angiver sikker opbevaring i EU.
• Overblik over status, så du kan se, hvilke medarbejdere der mangler at underskrive hvad.

Persondata og GDPR

Ansættelsespapirer indeholder personoplysninger, fx navn, adresse, CPR-nummer og bankoplysninger. Det betyder, at du som arbejdsgiver har et ansvar efter databeskyttelsesreglerne. Datatilsynet er den relevante myndighed, og dens vejledninger er et godt sted at starte. Når du vælger en løsning, bør du:

• spørge, hvor data opbevares, og hvem der har adgang,
• indgå en databehandleraftale med leverandøren,
• bestemme, hvem i virksomheden der må se personalemapperne,
• fastsætte, hvor længe dokumenter opbevares, og hvornår de slettes.

Det er langt nemmere at begrænse adgangen i en digital løsning end til et skab på kontoret, som alle har nøgle til.

Sikkerhedsintroduktion som dokumentation

Sikkerhed er et område, hvor dokumentation har særlig værdi. Arbejdstilsynet fører tilsyn med arbejdsmiljøet, og som arbejdsgiver skal du kunne vise, at nye medarbejdere har fået relevant instruktion. En digital kvittering med navn, dato og tidspunkt er en nem måde at dokumentere, at introduktionen er gennemført. Hvilke krav der gælder for din type arbejde, kan du finde hos Arbejdstilsynet eller din branchens arbejdsmiljøorganisation.

Kom i gang: seks trin til en digital ansættelsesproces

1. Kortlæg dine dokumenter. Lav en liste over alt, en ny medarbejder skal skrive under på. Skær ned til det nødvendige, og saml sammenhængende dokumenter, så medarbejderen ikke skal underskrive ti separate filer.
2. Gør skabelonerne klar. Få kontrakt, tro og love-erklæring og sikkerhedskvittering gennemgået, så de er opdaterede og korrekte. Brug ét sæt skabeloner pr. medarbejdertype, fx håndværker, lærling og sæsonarbejder.
3. Prøv en løsning. ePact Sign tilbyder at prøve gratis uden kreditkort og at booke en demo. Brug prøveperioden på en reel ansættelse eller en intern test, og se, hvordan det opleves fra både din og medarbejderens side.
4. Beslut, hvem der underskriver for virksomheden. Afklar, hvem der er tegningsberettiget, så sagerne ikke går i stå, fordi kun én person kan skrive under, og vedkommende er på ferie.
5. Brug automatiske påmindelser. Sæt påmindelser til, så du ikke selv skal ringe efter hver underskrift. Det er en af de funktioner, der sparer mest tid i en travl hverdag.
6. Lav en plan B. Beslut, hvad du gør, når en medarbejder ikke har MitID, eller når dækningen svigter. Skriv det ned, så kontoret ved, hvad de skal gøre.

Et eksempel fra hverdagen

Forestil dig, at du som tømrermester har aftalt en ny svend på en byggeplads torsdag eftermiddag. Han skal starte mandag. Du åbner mobilen, vælger kontraktskabelonen, udfylder startdato og løn og sender den. Svenden får kontrakten, læser den i weekenden og underskriver med MitID. Du modtager besked og skriver under for virksomheden. Mandag morgen står I på pladsen og gennemgår sikkerhedsreglerne, og kvitteringen bliver underskrevet på mobilen efter gennemgangen. Hele forløbet kræver hverken kørsel til kontoret eller papir i varevognen.

Typiske fejl, du kan undgå

• At sende kontrakten for sent. Hvis medarbejderen først får dokumentet på første arbejdsdag, er der ikke tid til at læse det. Send det i god tid.
• At bruge gamle skabeloner. Overenskomster, regler og satser ændrer sig. Gennemgå skabelonerne jævnligt.
• At glemme virksomhedens underskrift. En kontrakt, som kun medarbejderen har skrevet under på, er et dårligt udgangspunkt, hvis der opstår uenighed.
• At lade alle få adgang. Begræns adgangen til personalepapirer til de personer, der har brug for den.
• At tro, at digitalt betyder uden regler. Kravene til indhold og frister gælder uanset, om dokumentet er på papir eller skærm.
• At undlade at dokumentere sikkerhedsintroduktionen. En mundtlig gennemgang uden kvittering er svær at dokumentere bagefter.

Ofte stillede spørgsmål

Er en digital underskrift på en ansættelseskontrakt lovlig?

Ja, elektroniske underskrifter kan ikke afvises som bevis alene fordi de er elektroniske. Det følger af EU’s eIDAS-forordning. Du skal stadig sikre, at kontrakten opfylder kravene i fx ansættelsesbevisloven, funktionærloven og eventuel overenskomst. Er du i tvivl, så kontakt din arbejdsgiverforening eller en jurist.

Kan en medarbejder underskrive uden computer?

Ja. Med en løsning som ePact Sign kan dokumenter underskrives fra mobil, tablet og computer. Medarbejderen skal bruge en mobil med internetadgang og MitID. Det er ikke nødvendigt at have printer eller scanner.

Hvad gør jeg, hvis en sæsonarbejder ikke har MitID?

MitID kræver normalt et dansk CPR-nummer, så udenlandske medarbejdere har det ikke altid. Spørg leverandøren, hvilke alternative signeringsmetoder der findes, og beslut på forhånd, hvordan du håndterer det. Det kan være nødvendigt at bruge en anden elektronisk metode eller en papirløsning i enkelte tilfælde.

Skal en ansættelseskontrakt overhovedet underskrives?

Loven kræver først og fremmest, at medarbejderen får skriftlig information om de væsentlige ansættelsesvilkår. En underskrift fra begge parter er alligevel god praksis, fordi den dokumenterer, at vilkårene er kendt og accepteret. Hvilke krav der gælder i din situation, kan du få afklaret hos Beskæftigelsesministeriet, din arbejdsgiverforening eller en jurist.

Hvordan opbevarer jeg underskrevne dokumenter sikkert?

Brug en løsning med central opbevaring, adgangsstyring og log over, hvem der har set eller underskrevet dokumentet. Indgå en databehandleraftale med leverandøren, og fastsæt interne regler for, hvor længe personalepapirer opbevares. Datatilsynet har vejledninger om behandling af personoplysninger, som du kan bruge som udgangspunkt.